(15) In alcuni casi, ad esempio per la successiva verifica dei risultati della ricerca scientifica, può accadere che gli organismi di ricerca e gli istituti di tutela del patrimonio culturale abbiano necessità di conservare le copie realizzate in virtù dell'eccezione a fini di estrazione_di_testo_e_di_dati.
In tali casi le copie dovrebbero essere memorizzate in un ambiente sicuro. Gli Stati membri dovrebbero poter stabilire a livello nazionale, previa discussione con i pertinenti portatori di interessi, ulteriori modalità specifiche per la conservazione delle copie, tra cui la possibilità di designare organismi di fiducia preposti allo scopo. Per non limitare indebitamente l'applicazione dell'eccezione, tali modalità dovrebbero essere proporzionate e limitate a quanto necessario per conservare le copie in modo sicuro e prevenire utilizzi non autorizzati.
Gli utilizzi per scopi di ricerca scientifica diversi dall' estrazione_di_testo_e_di_dati, come le valutazioni scientifiche inter pares e la ricerca comune, dovrebbero continuare a rientrare, ove applicabile nelle eccezioni o limitazioni di cui all'articolo 5, paragrafo 3, lettera a), della direttiva 2001/29/CE.
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(38) Nel determinare se un'opera o altri materiali siano fuori commercio, dovrebbe essere richiesto uno sforzo ragionevole per valutare la loro disponibilità al pubblico nei canali commerciali abituali, tenuto conto delle caratteristiche di quell'opera o altri materiali o di quell'insieme di opere o altri materiali particolare.
Gli Stati membri dovrebbero essere liberi di determinare l'attribuzione delle responsabilità per quanto riguarda tale sforzo ragionevole.
Lo sforzo ragionevole non dovrebbe essere ripetuto nel tempo, ma dovrebbe tener conto anche di eventuali dati facilmente accessibili circa la futura disponibilità delle opere o di altri materiali nei canali commerciali abituali.
Dovrebbe essere richiesta una valutazione puntuale di ciascuna opera solo ove tale modo di procedere sia ritenuto ragionevole in considerazione della disponibilità di informazioni pertinenti, della probabile disponibilità a fini commerciali e del costo previsto della transazione.
La verifica della disponibilità di un'opera o altri materiali dovrebbe normalmente avere luogo nello Stato membro in cui è stabilito l' istituto_di_tutela_del_patrimonio_culturale, a meno che non si consideri ragionevole una verifica transfrontaliera, ad esempio in presenza di informazioni facilmente accessibili quanto al fatto che un'opera letteraria è stata pubblicata per la prima volta in una determinata versione linguistica in un altro Stato membro. In molti casi, lo status fuori commercio di un insieme di opere o altri materiali potrebbe essere determinato attraverso un meccanismo proporzionato, come il campionamento. La limitata disponibilità di un'opera o altri materiali, quale la sua disponibilità nei negozi di seconda mano, o la possibilità teorica di ottenere una licenza per un'opera o altri materiali non dovrebbero essere considerate come disponibilità al pubblico nei canali commerciali abituali.
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(39) Per ragioni di cortesia internazionale, i meccanismi di concessione delle licenze e l'eccezione o limitazione di cui alla presente direttiva per la digitalizzazione e la diffusione di opere o altri materiali fuori commercio non dovrebbero applicarsi a insiemi di opere o altri materiali fuori commercio in presenza di prove che inducono a presumere che si tratti prevalentemente di opere o altri materiali di paesi terzi, a meno che l'organismo di gestione collettiva in questione sia sufficientemente rappresentativo per quel paese terzo, ad esempio attraverso un accordo di rappresentanza.
Tale valutazione potrebbe essere basata sulle prove disponibili a seguito di uno sforzo ragionevole per determinare lo status fuori commercio delle opere o altri materiali, senza che sia necessario ricercare ulteriori prove.
Una valutazione puntuale dell'origine delle opere o altri materiali fuori commercio dovrebbe essere richiesta solamente se è necessaria anche per compiere lo sforzo ragionevole al fine di determinare la loro disponibilità commerciale.
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(75) Essendo tendenzialmente in una posizione contrattuale più debole nel concedere licenze o trasferire diritti, gli autori e gli artisti (interpreti o esecutori) necessitano di informazioni per poter valutare il perdurante valore economico dei loro diritti rispetto alla remunerazione percepita all'atto della concessione o del trasferimento, ma spesso si imbattono in una mancanza di trasparenza.
La condivisione di informazioni adeguate e accurate da parte delle controparti contrattuali o degli aventi causa è quindi importante ai fini della trasparenza e dell'equilibrio del sistema che disciplina la loro remunerazione.
Tali informazioni dovrebbero essere: aggiornate, nell'ottica di consentire l'accesso a dati recenti; pertinenti per lo sfruttamento dell'opera o dell'esecuzione; complete, in modo da includere tutte le pertinenti fonti di proventi, inclusi se del caso i proventi derivanti dal merchandising.
Per l'intera durata dello sfruttamento, le controparti contrattuali degli autori e degli artisti (interpreti o esecutori) dovrebbero fornire le informazioni a loro disposizione su tutte le modalità di sfruttamento e su tutti i proventi a livello mondiale, con una cadenza adeguata al settore pertinente non inferiore a una volta all'anno. Le informazioni dovrebbero essere fornite in modo comprensibile agli autori e agli artisti (interpreti o esecutori) e dovrebbero consentire l'effettiva quantificazione del valore economico dei diritti in questione.
L'obbligo di trasparenza dovrebbe tuttavia applicarsi soltanto nel caso dei diritti di pertinenza del diritto d'autore.
Il trattamento dei dati personali, tra cui le informazioni di contatto e le informazioni sulla remunerazione, che sono necessari per tenere informati gli autori e gli artisti in merito allo sfruttamento delle loro opere ed esecuzioni, dovrebbe essere effettuato in virtù dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) 2016/679.
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(78) Alcuni contratti per lo sfruttamento dei diritti armonizzati a livello dell'Unione sono di lunga durata, il che offre agli autori e agli artisti (interpreti o esecutori) poche opportunità di rinegoziarli con le controparti contrattuali o con gli aventi causa nel caso in cui il valore economico dei diritti risulti essere notevolmente superiore a quanto inizialmente stimato. Di conseguenza, fatta salva la legislazione applicabile ai contratti negli Stati membri, andrebbe previsto un apposito meccanismo di adeguamento nei casi in cui la remunerazione inizialmente concordata nell'ambito di una licenza o di un trasferimento di diritti diventi chiaramente sproporzionatamente bassa rispetto ai proventi generati dal successivo sfruttamento dell'opera o dalla fissazione dell'esecuzione da parte della controparte contrattuale dell'autore o dell'artista (interprete o esecutore).
Per accertare se la remunerazione sia sproporzionatamente bassa, dovrebbero essere presi in considerazione tutti i pertinenti proventi del caso, inclusi ove opportuno quelli derivanti dal merchandising.
Nel valutare la situazione si dovrebbe tener conto delle circostanze specifiche di ciascun caso, incluso il contributo dell'autore o dell'artista (interprete o esecutore), delle specificità e delle prassi in materia di remunerazione dei diversi settori di contenuti come pure del fatto che il contratto si basi o meno su un contratto collettivo. I rappresentanti degli autori e degli artisti (interpreti o esecutori) debitamente autorizzati in conformità del diritto nazionale, in linea con il diritto dell'Unione, dovrebbero poter fornire assistenza a uno o più autori o artisti (interpreti o esecutori) in relazione alle richieste di adeguamento dei contratti, tenendo altresì conto degli interessi di altri autori o artisti (interpreti o esecutori), se del caso.
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